Stel Algemene Voorwaarden op
Hoewel het niet verplicht is om je algemene voorwaarden te deponeren, is het wel aan te raden. Als je in een conflict geraakt met een opdrachtgever, dan zorgen deze algemene voorwaarden er voor dat je sterker staat. Je kunt namelijk bewijzen dat je voorwaarden van toepassing waren op het moment dat de overeenkomst gesloten werd. Bovendien vinden veel potentiele opdrachtgevers het interessant om deze algemene voorwaarden door te lezen voordat ze met je in zee gaan. Bovendien hoef je niet bij elke overeenkomst te onderhandelen over de voorwaarden.
Bij de Kamer van Koophandel kost het deponeren € 18 per kalenderjaar. Het deponeren van je algemene voorwaarden bij de arrondissementsrechtbank kost eenmalig € 97. Om je algemene voorwaarden te deponeren moet je ze opsturen naar de Kamer van Koophandel of de arrondissementsrechtbank in je regio. Deze voorziet je algemene voorwaarden van een datum en nummer, en je ontvangt een brief met de datum van deponering en een factuur. Vanaf dit moment liggen je algemen voorwaarden bij de Kamer van Koophandel of de arrondissementsrechtbank voor iedereen ter inzage. Ook kun je hier gewaarmerkte, en dus rechtsgeldige, kopieën aanvragen. De algemene voorwaarden worden gedeponeerd onder het handelsregisternummer van jouw onderneming.
De algemene voorwaarden staan ook bekend als leveringsvoorwaarden of betalingsvoorwaarden. In deze algemene voorwaarden legt een freelancer de regels en voorwaarden vast die standaard gehanteerd worden bij het aanbieden van een offerte en die ook deel uitmaken van de te sluiten overeenkomst.
Als alles goed gaat zul je de algemene voorwaarden niet nodig hebben. Je haalt deze er pas bij indien er een conflict is met een opdrachtgever. Dit kan varieren van conflicten over betaling tot het afdragen van werkzaamheden door tijdgebrek.
De algemene voorwaarden lopen per soort onderneming uiteen. Zo moet je bijvoorbeeld vaak bepalingen opnemen over de geldigheid van offertes en of deze vrijblijvend zijn, transport, aansprakelijkheid, hoogte schadevergoedingen, afwikkeling van geschillen, overdracht werkzaamheden, levetijden en overmacht, garanties, betaling van facturen en eigendomsvoorbehoud. Het is in ieder geval van belang om te zorgen dat je algemene voorwaarden aansluiten bij de vorm van je onderneming.
Let er trouwens wel op dat de wet ook een tweetal eisen aan de algemene voorwaarden stelt. De algemene voorwaarden moeten "ter hand gesteld" worden aan (potentiele) klanten zodat zij ervan kennis kunnen nemen. Dit valt onder de informatieplicht. De klant moet vervolgens instemmen met de voorwaarden, dat kan zowel stilzwijgend of nadrukkelijk. Verder moet de inhoud van de algemene voorwaarden niet onredelijk bezwarend zijn voor de (potentiele) klanten. Je mag bijvoorbeeld je aansprakelijkheid niet te ver beperken.
